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2017/03/10  カテゴリー: 登記住所変更

本店移転登記の手続きを分かりやすく解説

日本では会社を設立したら、その会社がどのような会社であるのかについて、登記制度により一般に公開されるしくみになっています。会社の本店所在地(本店住所)も登記により一般公開されている事項ですから、本店を移転した場合には、登記の内容を変更するために、本店移転登記の手続きが必要になります。ここでは、会社の本店移転登記の手続きについて説明します。

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本店移転登記とは?

本店移転登記の手続きをしなければならない理由

本店移転登記とは、会社の本店所在地を変更したときに必要となる登記のことです。会社の本店は登記事項(法律により登記すべきとされている事項)となっていますが、会社法では、登記事項に変更が生じた場合には、2週間以内に変更登記をしなければならない旨が定められています(会社法第911条1項)。

したがって、会社の本店を移転した場合にも、移転した日から2週間以内に、法務局で変更登記(本店移転登記)の手続きをしなければなりません。これは、法律で定められた義務になります。

管轄内移転と管轄外移転の違い

本店を移転する場合には、同一法務局の管轄区域内で移転するケースと、他の法務局の管轄区域に移転するケースの2つがあります。どちらのケースに該当するかによって、本店移転登記の手続きが異なってきます。

同一法務局の管轄区域内で移転する場合

この場合には、本店を移転しても、管轄の法務局は変わりません。そのため、現在の本店所在地の法務局で変更登記の手続きを行えばOKです。

他の法務局の管轄区域に移転する場合

この場合には、旧所在地の法務局で本店移転登記をすると同時に、新所在地の法務局でも本店移転登記をしなければなりません。そのため、登記申請書を2通用意する必要があります。

なお、登記申請書を提出するときには、2件まとめて旧所在地の法務局に提出すれば、職権で新所在地の法務局に送付してもらえます。それぞれの法務局にわざわざ登記申請書を出しに行く必要はありません。

もし本店移転登記の手続きをしなかったらどうなる?

本店移転登記には、本店移転日から2週間という期限が定められています。もし期限内に必要な登記申請を行っていなければ、登記懈怠ということになり、代表者個人が100万円以下の過料に処せられるという罰則も定められています(会社法第976条1号)。

実際には、本店移転日から2週間が経過した後に行った登記申請でも、法務局では問題なく受理されます。また、2週間以内に登記手続きをしなかったら、必ず過料に処せられるわけではありません。

ただし、長期間放置しているほど、過料の制裁を受ける可能性は高くなってしまいます。だいぶ前に本店を移転をしたけれどまだ登記の手続きしていないというような場合にも、できるだけ早く登記手続きをすませるのが安心です。

本店移転登記の前にやっておかなければならない手続き

定款の変更が必要になるケースかどうかを判断

本店所在地というのは、定款の絶対的記載事項(必ず記載しなければならない事項)となっています。ですが、本店所在地を移転する場合には、必ず定款の変更が必要になるとは限りません。というのも、定款では、本店所在地のうち、最小行政区画である市町村まで(東京都の場合には特別区、政令指定都市は市まで)を記載すればOKとされているからです。

たとえば、定款に「本店を東京都中央区に置く」と書いてある場合、同じ東京都中央区内に本店を移転するのであれば、定款の変更は必要ないことになります。

一方、定款に具体的な住所を記載している場合や、他の市町村に移転するような場合には、定款を変更しなければならないことになります。

定款の変更が必要なケースでは株主総会の特別決議を経る

定款を変更するには、株主総会の特別決議が必要になります。特別決議とは、議決権を行使できる株主の過半数が出席し、出席した株主の議決権の3分の2以上の賛成で行う決議になります。

本店移転に伴い定款変更が必要なケースでは、移転登記手続きを行う前に、株主総会を開催し、特別決議によって定款を変更する手続きを行わなければなりません。

取締役会で移転場所・移転日を決める

本店を移転するときには、取締役会において、本店の具体的な移転場所及び移転日を決めることになります。取締役会を設置していない会社では、取締役の過半数の一致をもって決議を行います。つまり、本店移転登記を行う前には、取締役会の招集、開催が必要になります。

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本店移転登記の際の必要書類

本店移転登記申請の際には、以下のような書類を用意して、法務局で手続きをする必要があります。

同一の法務局の管轄区域内での移転の場合

本店移転登記申請書

法務局へ提出する登記申請書を用意します。登記申請書は、定められたルールに従って作成しなければなりません。登記申請書には、登録免許税として3万円分の収入印紙を貼付します。

株主総会議事録

本店移転に伴い定款の変更が必要なケースでは、登記申請書に株主総会議事録を添付する必要があります。株主総会議事録には、株主総会の開催日時・場所、議事の経過と結果、出席した役員の氏名、議長の氏名、議事録を作成した取締役の氏名などの内容を盛り込む必要があります(会社法施行規則第72条)。

取締役会議事録(※または取締役の過半数の一致を証する書面)

取締役会の決議で本店の場所を定めた場合には、取締役会議事録を添付します。取締役会議事録には、取締役会の開催日時・場所、議事の経過と結果、出席した役員の氏名、議長の氏名などを記載する必要があります(会社法施行規則第101条)。

取締役会を置かない会社では、取締役会議事録のかわりに、取締役の過半数の一致を証する書面を添付します。

他の法務局の管轄区域に移転する場合

他の法務局の管轄区域に移転する場合には、(1)に加えて、以下の書類が必要になります。

本店移転登記申請書(新所在地分)

新本店所在地を管轄する法務局に提出する登記申請書を用意する必要があります。こちらにも登録免許税として3万円の収入印紙を貼付します。

印鑑届書

旧法務局の印鑑カードは使えなくなりますので、新法務局で新たに印鑑登録をします。新法務局に印鑑届書を提出し、印鑑カードの交付を請求します。

本店を移転する際に必要な費用

登録免許税

上にも書いたとおり、本店移転登記の手続きを行う際には、登録免許税を納めなければなりません。本店移転登記の登録免許税は3万円になります。

他の法務局の管轄区域に本店を移転する場合には、旧所在地と新所在地の両方で登記手続きが必要になりますから、それぞれについて3万円、合計6万円がかかることになります。

司法書士報酬

法務局での本店移転登記手続きは、司法書士に代行を依頼することができます。司法書士に手続きを代行してもらう場合には、登録免許税に加えて、司法書士に支払う報酬が必要になります。

支店所在地でも本店移転登記が必要

会社に支店があれば、支店所在地で支店登記を行っているケースがあると思います。本店の所在地は支店においても登記されていますから、この場合には、支店所在地の法務局でも変更登記(本店移転登記)が必要になります。ただし、支店所在地が旧本店所在地、新本店所在地のいずれかと同一管轄の場合には、支店所在地における本店移転登記を別途行う必要はありません。

なお、支店所在地で本店移転登記を行う場合には、1件につき9000円の登録免許税がかかります。

会社の本店を移転したら、2週間以内に登記手続きを行わなければなりません。しかし、本店移転により様々な事務処理も発生しますから、登記手続きに時間や手間をかけていられない場合も思います。

当事務所では、本店移転登記を全面的にサポートさせていただきます。株主総会議事録等必要な書類の作成もお手伝いいたしますので、ぜひご相談ください。

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